(English Below)
การจ่ายเงินแทนบริษัทก่อนแล้วค่อยเบิกคืน ก็เหมือนกับการให้เพื่อนยืมเงินไปก่อนแบบไม่มีใบสัญญา ตอนสนิทกันก็ดูไม่มีปัญหาอะไร แต่พอถึงเวลาต้องพิสูจน์ว่าใครเป็นหนี้ใคร ถ้าไม่มีหลักฐานเลย เรื่องง่ายๆ ก็กลายเป็นเรื่องยากได้ทันที เชื่อว่าหลายๆ ท่านที่บริหาร SME คงเคยทำแบบนี้ จ่ายค่าโน่นค่านี่ให้บริษัทก่อนจากกระเป๋าตัวเอง แล้วค่อยเบิกคืนทีหลัง ฟังดูปกติมาก ไม่มีอะไรน่ากังวล แต่ความจริงคือ นี่คือหนึ่งในจุดที่สรรพากรใช้เป็นเหตุประเมินภาษีย้อนหลังบ่อยที่สุด
วันนี้ Prom Legal Solution จะมาอธิบายให้ฟังว่า ทำไมการจ่ายเงินแทนบริษัทโดยไม่มีนโยบายที่ชัดเจนถึงอันตราย กฎหมายคุ้มครองคุณได้ถ้าทำถูกต้อง และถ้าเกิดปัญหาแล้ว ยังมีช่องทางต่อสู้ทางกฎหมายอยู่ค่ะ
ใน SME หลายแห่ง กรรมการมักสวมหลายบทบาทในเวลาเดียวกัน ทั้งเป็นผู้บริหาร นักขาย และพนักงานบัญชี เมื่อมีค่าใช้จ่ายฉุกเฉินเกิดขึ้น เช่น ค่าเดินทาง ค่าของขวัญลูกค้า ค่าซ่อมอุปกรณ์ กรรมการมักควักกระเป๋าจ่ายไปก่อนแล้วค่อยนำเอกสารมาขอเบิกทีหลัง บางครั้งก็ลืม บางครั้งก็ไม่มีใบเสร็จ และบางครั้งก็ไม่มีแม้แต่แบบฟอร์มเบิกเงินอย่างเป็นทางการ
ปัญหาเริ่มต้นเมื่อสรรพากรเข้าตรวจสอบ และพบว่ามีเงินที่บริษัทโอนกลับไปให้กรรมการโดยไม่มีเอกสารรองรับชัดเจนว่าเป็น “การคืนเงินที่จ่ายแทน” สรรพากรอาจตีความว่าเงินดังกล่าวเป็น “เงินได้” ของกรรมการ ซึ่งอาจต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ความเสี่ยงทางภาษีที่มองข้ามไม่ได้
ตามประมวลรัษฎากร เงินได้พึงประเมินรวมถึงเงิน ทรัพย์สิน หรือประโยชน์ที่กรรมการได้รับจากบริษัท เมื่อไม่มีหลักฐานชัดเจนว่าเงินที่บริษัทจ่ายกลับไปให้กรรมการนั้นเป็นการ “คืนเงินทดรองจ่าย” เจ้าหน้าที่สรรพากรย่อมมีอำนาจประเมินว่าเป็นเงินได้ พร้อมเบี้ยปรับ 1-2 เท่าของภาษีที่ต้องชำระ และเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือนหรือเศษของเดือน (ไม่เกินจำนวนภาษีที่ต้องชำระ)
ยกตัวอย่างเช่น หากกรรมการจ่ายเงินแทนบริษัทรวม 1,000,000 บาทต่อปีโดยไม่มีเอกสาร และสรรพากรตรวจย้อนหลังถึง 5 ปีเพราะมีเหตุอันควรสงสัย (ตามประมวลรัษฎากร เจ้าพนักงานออกหมายเรียกตรวจสอบได้ภายใน 2 ปีนับแต่วันยื่นแบบ และขยายได้ไม่เกิน 5 ปีกรณีมีเหตุอันควรสงสัยว่าหลีกเลี่ยงภาษี) ยอดที่ถูกประเมินรวมอาจสูงถึง 5,000,000 บาท ซึ่งสรรพากรจะคำนวณภาษีแยกเป็นรายปี (ปีละ 1,000,000 บาท) ตามอัตราก้าวหน้า เมื่อรวมกับเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามกฎหมายแล้ว ภาระภาษีรวมอาจสูงถึงหลักล้านบาท จนกระทบสภาพคล่องบริษัทอย่างรุนแรง นอกจากนี้ ฝั่งบริษัทเองยังมีความเสี่ยงถูกตัดรายจ่ายเป็นรายจ่ายต้องห้าม ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี หากพิสูจน์ไม่ได้ว่าเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการของบริษัท ซึ่งหมายถึงภาษีนิติบุคคลของบริษัทอาจสูงขึ้นด้วย
แม้สถานการณ์จะดูน่ากังวล แต่ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ป.พ.พ.) ก็ให้การคุ้มครองกรรมการที่จ่ายเงินแทนบริษัทไว้ โดยอาจอ้างหลักตัวการ-ตัวแทน ตามมาตรา 797 เป็นต้นไป (กรณีกรรมการมีอำนาจกระทำการแทนบริษัทอยู่แล้ว) หรือหลัก “จัดการงานนอกสั่ง” ตามมาตรา 395 ประกอบมาตรา 401 (กรณีกระทำไปโดยไม่ได้รับมอบหมาย) แล้วแต่ข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี โดยสาระสำคัญคือ กรรมการมีสิทธิ์เรียกค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปโดยจำเป็นและสมควรคืนได้ พร้อมดอกเบี้ย
เปรียบเทียบ การมีนโยบาย vs ไม่มีนโยบายเงินทดรองจ่าย
| ประเด็น | ไม่มีนโยบายเงินทดรองจ่าย | มีนโยบายเงินทดรองจ่าย |
| สถานะทางภาษี | กรมสรรพากรอาจตีว่าเป็นเงินได้กรรมการ → ต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา | ชัดเจนว่าเป็นเงินทดรองของบริษัท → ไม่นับเป็นรายได้ของกรรมการ |
| หลักฐานการเบิกจ่าย | ไม่มีเอกสารรองรับ ยากพิสูจน์ต่อสรรพากร | มีใบเบิกเงินทดรองจ่าย + ใบเสร็จ ครบถ้วน |
| ความเสี่ยงถูกประเมินภาษีย้อนหลัง | สูงมาก อาจถูกประเมินภาษีพร้อมเบี้ยปรับ+เงินเพิ่ม | ต่ำ มีเอกสารยืนยันชัดเจน |
| สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายของบริษัท | ไม่แน่นอน อาจถูกปฏิเสธ | บริษัทหักค่าใช้จ่ายได้ตามปกติ |
| ช่องทางต่อสู้คดีหากถูกตรวจ | ต้องพึ่ง ป.พ.พ. ม.797 หรือ 395+401 แบบไม่มีแผน | มีเอกสารครบ + ป.พ.พ. ม.797 หรือ 395+401 รองรับ |
5 ขั้นตอนป้องกันปัญหา ก่อนสรรพากรเคาะประตู
| ข้อ | สิ่งที่ต้องทำ | รายละเอียด |
| 1 | จัดทำนโยบายเงินทดรองจ่าย | ระบุวงเงิน ขั้นตอนอนุมัติ และผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนในเอกสารบริษัท |
| 2 | ใช้ใบเบิกเงินทดรองจ่าย | ทุกครั้งที่กรรมการจ่ายแทนบริษัท ต้องมีแบบฟอร์มเบิกพร้อมลายเซ็นอนุมัติ |
| 3 | เก็บใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีครบถ้วน | ระบุว่าค่าใช้จ่ายนั้นเป็นของบริษัท ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนตัว |
| 4 | บันทึกบัญชีให้ถูกต้อง | บันทึกเป็นบัญชีลูกหนี้กรรมการ หรือบัญชีเงินทดรองจ่าย ไม่ใช่เงินเดือน |
| 5 | คืนเงินให้กรรมการภายในรอบบัญชี | ไม่ควรปล่อยยอดค้างนาน เพราะอาจถูกตีความเป็นเงินให้กู้ยืมหรือเงินได้แทน |
ถ้าถูกประเมินภาษีแล้ว ยังมีทางออก
หากบริษัทได้รับหนังสือแจ้งประเมินภาษีจากสรรพากรในเรื่องนี้แล้ว ยังไม่ใช่จุดจบ โดยสามารถต่อสู้ได้ด้วยการรวบรวมพยานหลักฐานว่าเงินที่กรรมการได้รับนั้นเป็นการ “คืนเงินทดรองจ่าย” ไม่ใช่เงินได้ อ้างหลัก ป.พ.พ. มาตรา 797 หรือมาตรา 395 ประกอบ 401 แล้วแต่กรณี ว่ากรรมการจัดการงานแทนบริษัทและมีสิทธิ์เรียกคืน รวมถึงยื่นอุทธรณ์การประเมินผ่านเจ้าพนักงานประเมินไปยังคณะกรรมการพิจารณาอุทธรณ์ภายใน 30 วันนับแต่ได้รับหนังสือแจ้งการประเมิน (ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 30) และหากไม่เห็นด้วยกับคำวินิจฉัยอุทธรณ์ ก็สามารถนำคดีเข้าสู่การพิจารณาของศาลภาษีอากรกลางภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนดได้
สิ่งสำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้คือ อย่ายอมรับการประเมินโดยไม่ต่อสู้ เพราะยอดที่สรรพากรประเมินอาจสูงกว่าความเป็นจริงมาก และการมีที่ปรึกษากฎหมายที่เข้าใจทั้งด้านภาษีและคดีความจะช่วยลดความเสี่ยงได้อย่างมีนัยสำคัญ
สุดท้ายนี้ การจ่ายเงินแทนบริษัทไม่ใช่เรื่องผิด แต่จะผิดหรือถูกอยู่ที่ว่าคุณมีหลักฐานไว้ดีแค่ไหน ถ้ามีหลักฐานไว้ตั้งแต่แรก ถึงเวลาทวงถามก็ไม่ต้องมานั่งลุ้น พวกเรา Prom Legal Solution พร้อมช่วยทุก SME วางระบบเงินทดรองจ่ายให้ถูกต้อง จัดทำนโยบายภายใน และให้คำปรึกษาด้านภาษีควบคู่กับกฎหมายแพ่ง ไม่ว่าคุณจะอยู่ในช่วงป้องกัน หรือกำลังเผชิญกับการตรวจสอบของสรรพากรอยู่แล้วก็ตาม อย่าปล่อยให้รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ กลายเป็นภาระหลักล้านบาท ติดต่อเราได้เลยค่ะ
#PromLegalSolution #ที่ปรึกษากฎหมาย #SME #เงินทดรองจ่าย #กรรมการบริษัท #ภาษีนิติบุคคล #สรรพากร #กฎหมายธุรกิจ #LegalTip #ภาษีย้อนหลัง
Paying on Behalf of Your Company Carelessly? Beware of Million-Baht Retroactive Taxes
Paying on behalf of your company first and reimbursing yourself later is like lending money to a friend without a written agreement. When you are close, it doesn’t seem like a problem. But when it comes time to prove who owes whom what, without evidence, a simple matter instantly becomes a nightmare.
We believe many of you managing an SME have done this: paying for this and that out of your own pocket first, and reimbursing yourself later. It sounds completely normal and nothing to worry about. But the reality is: This is one of the most frequent triggers the Revenue Department uses to assess retroactive taxes.
Today, Prom Legal Solution will explain why paying on behalf of your company without a clear policy is dangerous, how the law protects you if you do it right, and what legal avenues you have if a problem has already occurred.
The Common SME Trap In many SMEs, directors wear multiple hats simultaneously—executive, salesperson, and accountant. When emergency expenses arise (e.g., travel expenses, client gifts, or equipment repairs), directors often pay out of pocket first and submit the receipts later. Sometimes they forget. Sometimes there are no receipts. And sometimes, there isn’t even an official reimbursement form.
The problem starts when the Revenue Department conducts an audit and finds funds transferred from the company back to the director without clear supporting documents proving it was a “reimbursement for advances.” The Revenue Department may interpret these funds as the director’s personal “income,” which must then be included in the calculation of their Personal Income Tax.
A Tax Risk You Cannot Overlook According to the Revenue Code, assessable income includes money, property, or any benefits a director receives from a company. When there is no clear evidence that the money paid back to the director was an “Advance Reimbursement,” revenue officers have the authority to assess it as income. This comes with a penalty of 1 to 2 times the tax payable, plus a surcharge of 1.5% per month or fraction of a month (not exceeding the amount of tax payable).
For example: If a director pays 1,000,000 THB on behalf of the company per year without documentation, and the Revenue Department audits 5 years back due to reasonable suspicion (under the Revenue Code, officers can issue a summons within 2 years from the filing date, extendable up to 5 years if there is reasonable cause to suspect tax evasion), the total assessed amount could reach 5,000,000 THB. The Revenue Department will calculate the tax annually (1,000,000 THB per year) at progressive rates. When combined with legal penalties and surcharges, the total tax burden could easily reach millions of Baht, severely crippling the company’s liquidity.
Furthermore, the company itself risks having these expenses rejected as “prohibited expenses” under Section 65 Ter of the Revenue Code if it cannot be proven they were for the company’s business. This means the company’s Corporate Income Tax could also spike.
However, even though the situation looks alarming, the Civil and Commercial Code (CCC) does offer protection to directors who pay on behalf of the company. You can cite the Principal-Agent principle under Section 797 onwards (if the director already has the authority to act for the company), or the Management of Affairs without Mandate principle under Section 395 in conjunction with Section 401 (if the action was done without prior assignment), depending on the facts. The core principle is: The director has the right to claim reimbursement for necessary and reasonable expenses incurred, along with interest.
Comparison: Having an Advance Payment Policy vs. Having No Policy
| Issue | No Advance Payment Policy | Having an Advance Payment Policy |
| Tax Status | The Revenue Dept. may deem it as director’s income → Subject to Personal Income Tax. | Clearly marked as a company advance → Not counted as director’s income. |
| Reimbursement Evidence | No supporting documents; hard to prove to the Revenue Dept. | Complete Advance Request forms + Receipts. |
| Risk of Retroactive Tax | Very High; may face tax assessments + penalties + surcharges. | Low; supported by clear documentary evidence. |
| Company’s Right to Deduct Expenses | Uncertain; may be rejected as prohibited expenses. | The company can deduct expenses normally. |
| Legal Defense if Audited | Must rely entirely on CCC Sec. 797 or 395+401 without a solid plan. | Backed by complete documents + CCC Sec. 797 or 395+401. |
5 Steps to Prevent Problems Before the Revenue Department Knocks
| Step | Action Required | Details |
| 1 | Create an Advance Payment Policy | Clearly specify limits, approval procedures, and responsible persons in corporate documents. |
| 2 | Use Advance Request Forms | Every time a director pays on behalf of the company, an approved, signed form must be used. |
| 3 | Keep Complete Receipts/Tax Invoices | Ensure the expenses are clearly designated as the company’s, not personal expenses. |
| 4 | Accurate Accounting Entries | Record it under “Director Receivables” or “Advances,” never as salary. |
| 5 | Reimburse Within the Accounting Period | Do not leave balances pending for too long, as they might be interpreted as loans or income. |
What If You Are Already Assessed? There Is Still a Way Out. If your company has already received a tax assessment notice regarding this issue, it is not the end. You can fight back by gathering evidence proving that the money received was an “Advance Reimbursement,” not income. You can cite CCC Section 797 or Section 395 in conjunction with 401, depending on the case, arguing that the director managed the affairs for the company and has the right to reimbursement.
You must file an appeal against the assessment through the assessment officer to the Board of Appeals within 30 days of receiving the notice (under Section 30 of the Revenue Code). If you disagree with the Board’s ruling, you can bring the case to the Central Tax Court within the legally prescribed timeframe.
The most important thing at this stage is: Do not accept the assessment without a fight. The amount assessed by the Revenue Department can often be much higher than reality. Having a legal consultant who understands both tax laws and litigation can significantly reduce your risks.
Ultimately, paying on behalf of your company is not wrong, but whether it is legally right or wrong depends entirely on how well you document it. If you have solid evidence from the start, you won’t have to hold your breath when it’s time to claim it back.
We at Prom Legal Solution are ready to help every SME set up proper advance payment systems, draft internal policies, and provide tax consultation combined with civil law expertise. Whether you are in the prevention stage or already facing a Revenue Department audit, do not let minor details turn into a million-Baht burden. Contact us today.
#PromLegalSolution #LegalConsultant #SME #AdvancePayment #CompanyDirector #CorporateTax #RevenueDepartment #BusinessLaw #LegalTip #RetroactiveTax